CÁCH ARCHIVE MAIL OUTLOOK 2016

1 Lưu trữ vào Outlook là gì?2 Thời gian hết thời gian sử dụng mặc định của anh tài auto tàng trữ vào Outlook2.2 Tắt hào kiệt auto lưu trữ vào Outlook

Bài viết này đang phân tích và lý giải giải pháp lưu trữ email vào Outlook 2013, 2010 với các phiên bản khác của Outlook. Quý khách hàng đang học giải pháp thông số kỹ thuật từng thư mục cùng với thiết lập tàng trữ tự động hoặc vận dụng các setup giống như mang đến tất cả các thỏng mục, cách lưu trữ trong Outlook thủ công và phương pháp tạo nên tlỗi mục lưu trữ nếu như nó ko xuất hiện thêm tự động.quý khách hàng đang xem: Archive sầu mail là gì

Nếu hộp thư của công ty rất nhiều dữ liệu, thì kia chính nguyên do nhằm tàng trữ tin nhắn cũ, nhiệm vụ, ghi chụ và các mục khác để giữ lại Outlook của người tiêu dùng chuyển động nhanh lẹ và sạch sẽ. Đó cũng đó là cơ hội hào kiệt tàng trữ của Outlook thành lập. Nó gồm sẵn trong toàn bộ những phiên bạn dạng của Outlook năm 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 và những phiên bản trước đó. Bài viết này, Excel Online sẽ dạy dỗ cho bạn phương pháp tàng trữ tin nhắn cùng những mục khác trong số phiên bạn dạng không giống nhau một cách tự động và bằng tay thủ công.quý khách đã xem: Archive sầu mail là gì

Lưu trữ trong Outlook là gì?

Lưu trữ Outlook (với Tự đụng lưu trữ) dịch chuyển những email, quá trình với lịch cũ sang trọng thư mục tàng trữ, được lưu trữ ở đoạn không giống trên ổ cứng của doanh nghiệp. Về phương diện nghệ thuật, việc tàng trữ sẽ đưa những mục cũ từ bỏ tệp .pst chính vào một trong những tệp archive sầu.pst riêng biệt cơ mà chúng ta cũng có thể mngơi nghỉ trường đoản cú Outlook bất cứ thời điểm nào bạn cần. Nhờ vậy, kích cỡ Outlook vẫn giảm đi với bao gồm thêm đa số trống trên ổ C: (nếu khách hàng lựa chọn lưu trữ tệp tàng trữ ở chỗ nào đó).

Bạn đang xem: Cách archive mail outlook 2016


*

Thỏng mục Lưu trữ đã hiển thị tức thì vào danh sách các thỏng mục:


*

lúc thỏng mục Archive sinh hoạt kia, bạn có thể tìm kiếm và mngơi nghỉ những mục sẽ lưu trữ của chúng ta như thường lệ. Để tìm tìm vào kho lưu trữ Outlook, hãy chọn thỏng mục Archive sầu vào tkhô giòn Điều phía cùng gõ văn bản search tìm của khách hàng vào vỏ hộp Tìm tìm nkhô nóng (Instant Search).


*

Để xóa thư mục Archive sầu ngoài danh sách tlỗi mục của công ty, nhấp chuột đề nghị vào nó, sau đó bnóng Đóng Archive. Đừng lo vì nó đang chỉ loại bỏ thỏng mục Archive từ thanh khô Điều hướng, cơ mà sẽ không xóa các tập tin tàng trữ thực tế. quý khách hàng sẽ có thể phục sinh lại tlỗi mục Archive sầu vào Outlook của bản thân mình bất kể dịp nào bạn cần bằng phương pháp thực hiện các bước trên.

Tắt kĩ năng tự động hóa lưu trữ trong Outlook

Để tắt thiên tài Tự rượu cồn lưu trữ, msống hộp thoại AutoArchive sầu Settings, cùng bỏ lựa chọn vỏ hộp Run AutoArchive sầu từng N ngày.

Cách lưu trữ vào Outlook thủ công bằng tay (gmail, lịch, nhiệm vụ và những thỏng mục khác)

Nếu các bạn không thích tàng trữ tự động, chúng ta cũng có thể tàng trữ gmail với những mục khác Theo phong cách bằng tay bất cứ khi nào bạn muốn. Bằng cách này, bạn có thể kiểm soát nhiều hơn nữa đối với hồ hết mục yêu cầu giữ lại với mục làm sao nhằm di chuyển cho kho tàng trữ, nơi lưu trữ tệp tàng trữ, v.v …

Hãy chú ý rằng không giống hệt như hào kiệt tự động tàng trữ của Outlook (Outlook AutoArchive) , lưu trữ thủ công bằng tay là một trong những quy trình một lượt, và các bạn sẽ cần lặp lại quá trình dưới đây mỗi lúc bạn có nhu cầu di chuyển những mục cũ vào kho tàng trữ.

Trong Outlook 2016, đi tới tab Tệp rồi nhấp vào ools > Clean up old items.Trong Outlook 2010Outlook 2013, hãy nhấp vào File > Cleanup Tool > Archive…
*

Nếu bạn có nhu cầu tàng trữ toàn bộ gmail, định kỳ với công việc, nên chọn thỏng mục gốc trong vỏ hộp thư Outlook của công ty, Có nghĩa là thỏng mục sống đầu list thư mục của công ty. Theo mang định, từ phiên bản Outlook 2010 trlàm việc đi, thỏng mục gốc được hiển thị dưới dạng địa chỉ email của công ty (tôi đang thay tên tôi thành Svetlana nhỏng biểu lộ trong hình ảnh chụp màn hình hiển thị bên dưới đây):


*

Và tiếp nối, tùy chỉnh cấu hình một vài thiết lập nhỏng sau:

Trong Mục tàng trữ các mục cũ hơn( Archive items older than) , nhập ngày hướng dẫn và chỉ định độ cũ của một mục trước khi nó rất có thể được di chuyển mang đến thỏng mục lưu trữ.Nhấp vào nút Duyệt (Browse) giả dụ bạn có nhu cầu chuyển đổi địa chỉ mang định của tệp lưu trữ.Nếu bạn muốn tàng trữ những mục bị nockout trừ ngoài lưu trữ auto, nên chọn mục Bao có những vỏ hộp kiểm “Không lưu trữ từ động” (Include items with “Do not AutoArchive”)

Cuối cùng, chọn OK, với Outlook vẫn bước đầu sản xuất một kho tàng trữ tức thì lập tức. Ngay sau khi quy trình hoàn tất, thỏng mục Lưu trữ đã xuất hiện thêm trong Outlook của bạn.

Lưu ý: 

Để tàng trữ một vài thư mục bằng các thiết đặt không giống nhau, ví dụ: Giữ các mục vào thỏng mục Đã gửi của doanh nghiệp lâu hơn vào thư mục Bản nháp, tái diễn công việc trên mang lại từng thỏng mục đơn lẻ cùng giữ tất cả các tlỗi mục vào và một tệp archive.pst. Nếu các bạn chọn chế tạo ra một vài tệp tin lưu trữ khác biệt, từng tệp đang thêm thư mục Lưu trữ riêng rẽ vào list tlỗi mục của công ty.Outlook Archive duy trì cấu trúc thỏng mục hiện tại có. Ví dụ: nếu khách hàng chọn lưu trữ duy nhất thư mục, và thỏng mục kia bao gồm tlỗi mục cội, một thư mục nơi bắt đầu rỗng sẽ được tạo ra trong kho lưu trữ.

Các tệp tàng trữ Outlook Archive sầu giữ ở đâu?Nlỗi sẽ biết, lưu trữ Outlook là một trong loại tập tin tệp tin Outlook Data (.pst). Tệp archive sầu.pst được tự động hóa sản xuất Lúc lưu trữ tự động hóa lần trước tiên chạy hoặc khi bạn tàng trữ tin nhắn theo cách thủ công bằng tay.Vị trí tệp tàng trữ phụ thuộc vào vào hệ quản lý được cài để lên trên máy vi tính của doanh nghiệp. Trừ khi chúng ta đổi khác vị trí mang định khi thông số kỹ thuật cài đặt tàng trữ, chúng ta có thể search tệp tàng trữ ở 1 giữa những địa điểm sau:

Đối cùng với các phiên phiên bản Outlook 2010, Outlook 2013 cùng Outlook 2016Vista, Windows 7, 8, and 10  C:Users\DocumentsOutlook Filesarchive sầu.pstWindows XP C:Documents and Settings\Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive sầu.pstĐối cùng với những phiên bạn dạng từ bỏ Outlook 2007 trsống về trướcVista and Windows 7 C:Users\AppDataLocalMicrosoftOutlookarchive sầu.pstWindows XP C:Documents & Settings\Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pst

Lưu ý. Dữ liệu ứng dụng cùng AppData là các thỏng mục ẩn. Để hiển thị chúng, vào Control Panel> Folder Options, chuyển lịch sự tab View, với chọn Show hidden files, folders, or drives dưới Hidden files và folders.

Cách kiếm tìm địa điểm tệp lưu trữ bên trên đồ vật của bạn

Nếu các bạn cấp thiết tìm thấy tệp .pst tệp tàng trữ sinh sống bất kỳ vị trí làm sao làm việc bên trên, khôn xiết rất có thể các bạn đã lựa chọn lưu trữ nghỉ ngơi địa điểm không giống lúc định cấu hình thiết đặt lưu trữ tự động hóa.

Dưới đây là một bí quyết mau lẹ nhằm xác định đúng mực vị trí tàng trữ Outlook của bạn: nhấn vào yêu cầu vào thư mục Lưu trữ trong list tlỗi mục, kế tiếp lựa chọn mở cửa File Location. Thao tác này sẽ ngay chớp nhoáng msinh sống thỏng mục lưu trữ tệp .pst vẫn lưu trữ của người tiêu dùng.

Nếu chúng ta đã sinh sản một vài ba tệp tin lưu trữ không giống nhau, bạn có thể coi tất cả các địa chỉ trong nháy đôi mắt Theo phong cách sau:

Nhấp vào File > Account Settings > Account Settings.Trong hộp thoại Account Settings, gửi sang tab Data FilesTrong số các tệp khác, bạn sẽ thấy địa điểm ngày nay của tệp archive.pst (hoặc bất kỳ tên như thế nào các bạn cung ứng cho tệp lưu trữ của bạn).Để cho tới thư mục đựng một tệp lưu trữ như thế nào kia, nên chọn lựa tệp tin mong muốn và nhấp vào Open File Location.

Một vài mẹo với thủ thuật tronng Lưu trữ Outlook

Ở phần trên, chúng ta vẫn đề cùa đến các điều cần thiết của Outlook Archive sầu. Còn giờ đồng hồ là dịp để tìm hiểu đông đảo thủ thuật không giống.

Cách biến hóa địa điểm hiện có của tệp lưu trữ Outlook của bạn

Nếu do nguyên do nào kia bạn cần phải dịch rời địa chỉ lưu trữ ngày nay của Outlook, chỉ việc dịch chuyển tệp .pst đã tàng trữ vào trong 1 tlỗi mục bắt đầu sẽ tạo nên tệp tin archive.pst mới được tạo ở đoạn khoác định vào lần tiếp sau Khi Outlook AutoArchive sầu của người sử dụng chạy.

Để dịch rời thư mục lưu trữ của Outlook hãy tiến hành theo quá trình sau.

Tắt tàng trữ trong Outlook

Để ngắt liên kết thỏng mục Lưu trữ Outlook, hãy bấm vào đề nghị vào thư mục Lưu trữ nơi bắt đầu vào list thư mục và nhấp vào Cthua kém Archive sầu.Mẹo. Nếu thỏng mục Kho lưu trữ không mở ra trong danh sách thỏng mục của bạn, chúng ta có thể tìm kiếm vị trí của nó qua File> Account Settings> Account Settings> Data Files tab, chọn tập tin .pst đã có tàng trữ cùng nhấp vào nút ít Xoá Remove sầu. Thao tác này đã chỉ ngắt kết nối kho tàng trữ ngoài Outlook của doanh nghiệp, nhưng lại sẽ không xóa tệp .pst đã lưu trữ.

Di đưa tệp tàng trữ đến địa điểm bạn muốn.Kết nối lại tệp archive sầu.pst đã có di chuyểnThay đổi setup Outlook Auto lớn Archive sầu của bạn

Cuối thuộc là sửa đổi cài đặt Tự đụng tàng trữ để giờ Outlook vẫn di chuyển những mục cũ quý phái địa điểm new của tệp .pst đã có được lưu trữ của bạn. Nếu ko, Outlook sẽ tạo nên một tệp archive sầu.pst khác ở đoạn ban đầu.

Xem thêm: Bảng Tướng Đấu Trường Chân Lý, Danh Sách Tướng Đấu Trường Chân Lý

Để tiến hành Việc này, hãy nhấp vào File > Options > Advanced > AutoArchive sầu Settings… hãy chắc chắn rằng rằng bạn sẽ lựa chọn chọn Move sầu old items to, nhấp vào nút ít DBrowse và trỏ đến vị trí các bạn sẽ lưu tệp tàng trữ Outlook.

Cách xóa tlỗi mục sẽ xóa và email rác rến từ động

Để tự động xóa những mục cũ khỏi những thư mục Deleted Items và Junk E-mail, hãy đặt Outlook AutoArchive sầu chạy từng vài ba ngày và tiếp nối thiết lập cho những tlỗi mục trên:

Nhấp con chuột đề nghị vào thỏng mục Deleted Items thư mục và nhấp vào Properties > AutoArchive sầu.Chọn thỏng mục Lưu trữ tlỗi mục này bằng phương pháp thực hiện các setup này cùng lựa chọn số ngày bạn có nhu cầu để gia công sạch các mục cũ rộng.Chọn Xóa vĩnh viễn mục cũ cùng nhấp vào OK.

Lặp lại công việc trên so với thư mục Junk Email

Chụ yêu thích. Các mục cũ hơn sẽ ảnh hưởng xóa sổ những thỏng mục Rác và Xóa những mục trong đợt chạy Tự đụng tiếp theo sau. ví dụ như nếu khách hàng đã cài đặt Tự đụng tàng trữ để chạy mỗi 14 ngày, những thư mục đã được làm sạch mát ra từng 2 tuần một lần. Nếu bạn muốn xoá những tin nhắn rác rưởi liên tiếp rộng, hãy đặt một khoảng chừng thời gian thấp hơn so với hào kiệt auto tự động lưu trữ của Outlook.

Cách lưu trữ tin nhắn theo ngày nhận

Cài đặt mặc định của Outlook AutoArchive xác minh tuổi thọ của tlỗi mục ngày nhấn / ngày xong xuôi hoặc sửa đổi, tùy thuộc theo thời khắc làm sao muộn hơn. Nói theo cách không giống thì, nếu như sau khoản thời gian nhận ra một gmail hoặc lưu lại một các bước xong xuôi, các bạn triển khai bất kỳ đổi khác cho 1 mục (ví dụ như nhập tuyệt xuất tệp tin, sửa đổi, coppy, khắc ghi là sẽ hiểu hoặc chưa đọc), ngày sửa đổi cũng biến thành thay đổi với mục đang đó cũng ko được đưa cho thỏng mục sẽ lưu giữ cho đến khi tuổi tbọn họ của chúng xong.

Nếu bạn có nhu cầu Outlook bỏ qua mất ngày sửa thay đổi, bạn có thể cài đặt lưu trữ theo những ngày sau:

Emails – ngày nhậnLịch- định kỳ các buổi họp, sự kiện hoặc buổi chạm mặt gỡCông vấn đề – ngày trả thànhGhi crúc – ngày chỉnh sửa cuối cùngNhật cam kết hành trình – ngày chế tạo lập

Ghi crúc. Giải pháp này thử dùng đổi khác đăng ký trước đó, bởi vì vậy lời khuyên là hãy áp dụng nó siêu cảnh giác bởi vì hầu như vấn đề cực kỳ nghiêm trọng rất có thể xảy ra nếu sửa đổi ko chính xác. Để cẩn trọng, hãy nhớ sao lưu giữ ĐK trước khi sửa đổi nó. Nếu chúng ta thao tác vào môi trường xung quanh công ty, giỏi rộng là chúng ta nên để quản trị viên của doanh nghiệp thao tác làm việc này nhằm bảo đảm an toàn an ninh.

Đối với những người bắt đầu sử dụng, hãy kiểm soát phiên bản Outlook của người sử dụng. Nếu nhiều người đang thực hiện Outlook 2010, hãy chắc chắn thiết đặt hotfix tháng bốn năm 2011 mang lại Outlook 2010 với người dùng Outlook 2007 cần phải cài đặt bản hotfix tháng 12 năm 2010. Outlook 2013 cùng Outlook năm nhâm thìn ko yên cầu ngẫu nhiên phiên bản update bổ sung nào.

Còn hiện giờ, hãy tuân theo các bước sau đây để tạo nên đối số ĐK rchiveIgnoreLastModifiedTime:

Để msống, bnóng Start> Run, gõ regedit vào hộp search tìm, và nhấn OK.Tìm và chọn khoá ĐK sau:HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office Outlook PreferencesVí dụ: vào Outlook 2013, kia là:HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office 15.0 Outlook PreferencesTrên menu Edit, trỏ loài chuột vào New, chọn Giá trị DWORD (32 bit), nhập tên của chính nó là ArchiveIgnoreLastModifiedTime với dấn Enter. Kết trái thu được nlỗi sau:

Nhấp loài chuột đề xuất vào quý hiếm new được tạo nên ArchiveIgnoreLastModifiedTime, bnóng Edit, gõ 1 trong các Dữ liệu quý giá vỏ hộp, với tiếp đến bnóng OK.Đóng Registry Editor, cùng khởi đụng lại Outlook nhằm gần như biến đổi bao gồm hiệu lực thực thi hiện hành. Vậy là xong!

Tính năng tự động tàng trữ của Outlook ko chuyển động – Nguim nhân với giải pháp tự khắc phục

Nếu Lưu trữ vào Outlook hoặc Tự hễ lưu trữ ko chuyển động nlỗi ao ước ngóng hoặc bạn gặp sự cố gắng khi tìm kiếm các email lưu trữ trong Outlook, những mẹo hạn chế sự thay tiếp sau đây có thể giúp cho bạn xác định nguồn của việc nuốm.

Tuỳ lựa chọn Lưu trữ và Tự tàng trữ không có trong Outlook

Có những năng lực ai đang áp dụng vỏ hộp tlỗi Exchange Server hoặc tổ chức của người tiêu dùng gồm chế độ bảo quản thỏng nhằm ghi đè lên trên hào kiệt Tự động lưu trữ của Outlook, Ví dụ: Quản trị viên của chúng ta đang loại bỏ hóa bọn chúng để làm Group Policy. Trong trường phù hợp này, hãy đánh giá cụ thể với quản trị viên khối hệ thống của doanh nghiệp.

Tự động lưu trữ được định cấu hình tuy thế ko chạy

Nếu toàn bộ Lưu trữ Tự đụng Tự đụng của Outlook vẫn dứt hoạt động, hãy mlàm việc cài đặt Tự động lưu trữ với đảm bảo lựa chọn hộp kiểm Chạy Tự động tàng trữ từng N ngày.

Một mục ví dụ ko lúc nào được lưu trữ

Có nhị nguyên nhân liên tiếp cho một mục khăng khăng được sa thải ngoài tàng trữ từ động:

Ngày sửa đổi của mục là ngày new hơn ngày thiết lập cấu hình để lưu trữ. Tmê say khảo cách khắc phục và hạn chế trên Cách tàng trữ các mục theo ngày nhận ra hoặc vẫn dứt.

Thuộc tính Không tàng trữ tự động mục này được chọn cho một mục nhất định. Để bình chọn, mlàm việc mục trong một hành lang cửa số bắt đầu, nhấp vào File > Properties, với vứt lựa chọn này.

Quý khách hàng cũng có thể thêm trường Không Tự cồn phục sinh vào chế độ coi Outlook của người tiêu dùng để sở hữu được tổng quan lại về các mục nhưng tùy lựa chọn này được chọn.

Thỏng mục lưu trữ bị thiếu hụt vào Outlook

Nếu thỏng mục Kho tàng trữ không mở ra trong list tlỗi mục, hãy mngơi nghỉ setup Tự cồn tàng trữ cùng xác minh rằng tùy lựa chọn Hiển thị kho lưu trữ trong danh sách tlỗi mục đã có chọn. Nếu thư mục Lưu trữ vẫn ko hiển thị, hãy msống tệp dữ liệu Outlook Theo phong cách thủ công, như được phân tích và lý giải tại chỗ này.

Tệp archive sầu.pst bị lỗi hoặc bị hỏng

Lúc tệp archive.pst bị hỏng, Outlook chẳng thể dịch chuyển ngẫu nhiên mục new như thế nào vào nó. Trong ngôi trường đúng theo này, đóng Outlook cùng sử dụng Công nắm thay thế Hộp thỏng cho (scanpst.exe) để thay thế tệp .pst vẫn lưu trữ của công ty. Nếu nó không chuyển động, phương án tốt nhất là sản xuất một kho lưu trữ new.

Hộp thư Outlook hoặc tệp lưu trữ có form size về tối đa

Một tệp tin archive.pst hoặc .pst rất đầy đủ cũng hoàn toàn có thể ngăn uống cấm đoán Outlook Archive sầu chuyển động.

Giới hạn mặc định cho những tệp .pst là 20 GB vào Outlook 2007 cùng 50 GB vào Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook năm nhâm thìn.

Hy vọng nội dung bài viết đã giúp bạn làm rõ hơn về kiểu cách lưu trữ gmail vào Outlook. Cảm ơn bạn đang phát âm với hứa chạm mặt lại bạn ngơi nghỉ nội dung bài viết tới của chúng tôi vào tuần sau!